رسالة تذكير بالموعد على واتساب: ١٢ قالباً جاهزاً باللهجة الخليجية

أغلب رسائل التذكير بالمواعيد التي تُرسل في الخليج تشبه رسائل البنوك: «عزيزي العميل، نود تذكيركم بموعدكم المحدد بتاريخ...». القواعد سليمة، لكن الأسلوب في غير مكانه، وإبهام العميل تجاوز الرسالة قبل أن يكمل قراءتها. لا أحد في الدوحة أو الرياض أو دبي يراسل صديقه بالفصحى، والتذكير الذي يبدو كتعميم حكومي يُعامل معاملته: يُحفظ، ولا يُرد عليه، ويُنسى قبل نهاية الأسبوع.

القوالب التالية مكتوبة بالطريقة التي يراسل بها موظف استقبال خليجي زبوناً دائماً: «حيّاك الله»، «بكرة»، «يناسبك؟»، «إي». مع كل قالب الحقول المتغيرة التي تتوقعها ميتا، وملاحظة عن توقيت إرساله. انسخها إلى الردود السريعة في واتساب بزنس، أو إلى أي برنامج يرسل تذكيراتك. استخدامها مجاني، وكل ما نطلبه ألا تُعاد ترجمتها إلى الفصحى.

لماذا تغيّر لهجة التذكير نسبة من يردّون عليه؟

للتذكير وظيفة واحدة: أن يحصل على رد. «أكد»، أو «غيّروه»، أو «ما أقدر أجي». فالغياب الذي يعلن عن نفسه قبل يوم هو موعد يمكن إعادة شغله، والغياب الصامت موعد ضائع. لذلك لا يُقاس التذكير بوصوله بل بالرد عليه، والناس يردّون على الرسائل التي تبدو صادرة عن إنسان.

ثلاثة أشياء تجعل التذكير الخليجي إنسانياً. التحية «حيّاك الله» أو «هلا»، لا «عزيزي العميل». والسؤال في النهاية سؤال حقيقي له جواب سهل: «يناسبك؟» وجوابه كلمة واحدة، لا «يرجى تأكيد حضوركم». والنبرة تترك للعميل مخرجاً بلا إحراج: «ما فيه مشكلة، تصير» بعد موعد فائت تفعل لنسبة إعادة الحجز أكثر مما يفعله أي تذكير قبله.

القوالب الاثنا عشر

المتغيرات مكتوبة بصيغة {{1}} و{{2}} وهكذا، كما يتوقعها محرر القوالب في ميتا. استبدلها بحقولك: اسم العميل، الخدمة، التاريخ، الوقت، الموقع، قيمة العربون.

١. تأكيد الحجز

حيّاك الله {{1}}، تم حجز موعدك لـ{{2}} يوم {{3}} الساعة {{4}}. إذا تبي تغيّر الموعد، رد على هالرسالة وإحنا نرتبه لك.

يُرسل فور الحجز. هذه هي الرسالة التي يعود إليها العميل يوم الموعد، فاجعل التاريخ والوقت في الجملة نفسها.

٢. التذكير قبل الموعد بيوم

تذكير بموعدك بكرة {{1}} الساعة {{2}} في {{3}}. للتأكيد رد بـ«أكد»، ولو ما يناسبك الوقت قول لنا ونعطيك موعد ثاني.

كلمة «بكرة» تفعل ما لا يفعله ذكر التاريخ كاملاً. هذا القالب هو الذي يقوم بمعظم العمل ضد الغياب، فأرسله في وقت يقرأ فيه الناس: أول المساء، لا الثامنة صباحاً.

٣. التذكير قبل الموعد بساعتين

موعدك بعد ساعتين الساعة {{1}}. إحنا جاهزين، والموقع: {{2}}. لو تأخرت شوي خبّرنا على نفس الرقم.

أضف موقع الخريطة للعملاء الجدد. أما الزبائن الدائمون فلا يحتاجون هذا القالب أصلاً؛ فالتذكير الثاني لمن أكد حضوره يُقرأ كإلحاح.

٤. متابعة من لم يحضر

فاتنا نشوفك اليوم {{1}}. ما فيه مشكلة، تصير. عندنا مواعيد فاضية {{2}} و{{3}}، أي واحد يناسبك؟

يُرسل في مساء اليوم نفسه، والموعد ما زال في ذهن العميل، مع عرض موعدين محددين دائماً بدل «خبّرنا متى يناسبك». هذا هو القالب الذي يقف خلف عدّاد «رجعوا لك» في تبويب «القيمة» عند كاير، وهو القالب الذي لا ترسله معظم المنشآت أبداً، لأن الاستقبال مشغول بمن حضروا. وإن أردت حساب ما يعنيه ذلك بالأرقام، فمقالة التكلفة الحقيقية لغياب المرضى في عيادات الخليج تفصّله.

٥. طلب العربون

عشان نثبّت لك موعد {{1}} يوم {{2}}، نحتاج عربون {{3}} ريال قبل {{4}}. طريقة الدفع: {{5}}. والعربون ينخصم من قيمة الخدمة.

العربون أمر طبيعي للجلسات الطويلة، وأعمال الحماية والسيراميك، وباقات العرائس، وكل ما يحجز كرسياً نصف يوم. قل بوضوح إنه يُخصم من السعر، ومتى يُفرج عن الموعد إن لم يُدفع.

٦. حين تغيّر المنشأة الموعد

نعتذر، {{1}} ما راح يكون متوفر يوم {{2}}. نقدر نعطيك {{3}} أو {{4}}. أي واحد أنسب لك؟

ابدأ بالاعتذار والبدائل في الرسالة نفسها. فالرسالة التي تلغي فقط، وتأتي البدائل بعدها، تخسر العملاء في الفجوة بينهما.

٧. التأخير من طرفكم

نعتذر، عندنا تأخير تقريباً {{1}} دقيقة اليوم. إذا تبي تجي متأخر شوي أو تغيّر الموعد، قول لنا.

العيادات تستخدم هذا القالب أقل مما ينبغي. فالمريض الذي يعرف بتأخير نصف ساعة قبل أن يخرج من بيته مريض سيحضر.

٨. دوام رمضان

رمضان كريم. دوامنا في رمضان من {{1}} إلى {{2}}، وبعد الإفطار من {{3}} إلى {{4}}. والمواعيد مفتوحة للحجز على هالرقم.

يُرسل مرة واحدة قبل بداية الشهر، مع تحديث ساعات الحجز في الوقت نفسه. الصالونات ومحلات الحلاقة أكثر ازدحاماً بعد الإفطار، والعيادات هادئة حتى الأسبوع الأخير. ويجب أن تطابق الرسالة ما يسمح به تقويمك فعلاً.

٩. إغلاق العيد

عيدكم مبارك وعساكم من عواده. إحنا مسكّرين من {{1}} إلى {{2}}، ونرجع لكم يوم {{3}}. تقدر تحجز موعدك من الحين وإحنا نأكده لك.

«عساكم من عواده» هي العبارة التي يتوقع كل عميل خليجي قراءتها، وإسقاطها أسرع طريقة لتبدو غريباً عن المكان.

١٠. بعد الزيارة

شكراً لزيارتك اليوم {{1}}. لو عندك أي ملاحظة على الخدمة قولها لنا هنا، ولو كل شي تمام نسعد بتقييمك على {{2}}.

اطلب الشكوى أولاً والتقييم ثانياً. تريد العميل غير الراضي أن يكتب لك، لا أن يكتب على خرائط Google.

١١. الرد الآلي خارج الدوام

حيّاك الله، شكراً لتواصلك مع {{1}}. دوامنا من {{2}} إلى {{3}}، ونرد عليك أول ما نفتح. ولو تبي تحجز موعد، اكتب الخدمة واليوم اللي يناسبك وإحنا نرتبه.

هذا هو القالب الذي يبحث عنه معظم أصحاب المنشآت، عادة بعبارة «رد آلي واتساب أعمال». حدوده مشروحة أدناه، لأن الحقيقة أن الرد الآلي يُشعر العميل بوصول رسالته ولا يجيب عنها.

١٢. حين يفضى موعد أبكر

فضى عندنا موعد {{1}} الساعة {{2}} قبل موعدك الحالي. تبيه؟ رد بـ«إي» ونحوّل حجزك.

يُرسل فقط لمن طلبوا موعداً أبكر. وإن أُرسل للجميع صار رسالة تسويقية في نظر ميتا وفي نظر العميل.

أيّ هذه القوالب تشترط ميتا اعتماده مسبقاً؟

يفرّق واتساب بين نوعين من الرسائل. خلال الأربع والعشرين ساعة التالية لآخر رسالة من العميل يمكنك إرسال أي نص حر، وهنا تعمل الردود السريعة في تطبيق واتساب بزنس. أما خارج هذه النافذة فلا يمكن للمنشأة إرسال سوى قالب راجعته ميتا واعتمدته مسبقاً، وتتقاضى ميتا رسماً عن كل قالب يُرسل.

القوالب من ١ إلى ٩ والقالب ١٢ تُرسل في الغالب خارج النافذة، لأن التذكير بطبيعته يصل بعد انتهاء المحادثة بيوم. فهي تحتاج اعتماداً، وتحتاج إعلان المتغيرات {{1}}، ويُفضّل تقديمها ضمن فئة «الخدمية» (utility) المخصصة للرسائل المتعلقة بحجز قائم. القالب ١٠ يكون عادة داخل النافذة إن أُرسل في اليوم نفسه. والقالب ١١ رد آلي، وهو آلية مختلفة تماماً.

الاعتماد سريع للقوالب الخدمية البسيطة وبطيء لكل ما يُقرأ كترويج، فأبقِ العروض والخصومات خارج التذكيرات. وإن أردت معرفة معنى القالب بمصطلحات ميتا، ففي القاموس تعريفات مختصرة.

كيف تضبط رداً آلياً في واتساب بزنس، وما الذي لا يستطيعه؟

في تطبيق واتساب بزنس المجاني، افتح «أدوات الأعمال»، ثم «رسالة الغياب»، والصق القالب ١١، واضبط الجدول على ساعات إغلاقك، واختر ما إذا كانت تُرسل للجميع أو لمن ليسوا في جهات اتصالك فقط. هناك أيضاً «رسالة الترحيب» لأول تواصل، و«الردود السريعة» للقوالب التي ترسلها بيدك. ولمنشأة تصلها رسائل قليلة في الليلة، هذا يكفي فعلاً.

ما لا يستطيعه هو القراءة. فرسالة الغياب ترسل الجملة نفسها رداً على «عندكم موعد بكرة الصبح؟» ورداً على شكوى من قصّة شعر هذا الصباح. لا تستطيع التحقق مما إذا كانت العاشرة غداً متاحة، ولا أخذ الحجز، ولا إبلاغ وردية الصباح بأن ثلاثة أشخاص طلبوا الموعد نفسه. وكل طلب حجز يصلها في الحادية عشرة ليلاً يبقى منتظراً حتى الثامنة صباحاً، وهو بالضبط الوقت الذي يكون فيه العميل قد وجد مكاناً آخر. تلك الفجوة بين الإشعار بالوصول والإجابة هي ما يسدّه مساعد على الرقم نفسه، وهي سبب وجود كاير. فهو يرسل القوالب ٢ و٤ و١٢ بنفسه في الأوقات التي تحددها، ويقرأ الرد، وينقل الحجز.

هل تكون التذكيرات بالعربية أم بالإنجليزية؟

باللغة التي كتب بها العميل. فرقم صالون في الدوحة تصله الخليجية والمصرية والشامية والإنجليزية والهندية والتاغالوغية في الساعة نفسها، والتذكير باللغة الخطأ يكاد يساوي غياب التذكير. إن كنت ترسل يدوياً فاحتفظ بالنسختين في الردود السريعة واختر لكل عميل. وإن كان برنامج يرسلها، فعليه أن يختار من آخر رسالة للعميل، وهذا ما يفعله كاير.

وللنسخ الإنجليزية تنطبق القواعد نفسها معكوسة: قصيرة، بسؤال حقيقي في النهاية، وبلا «kindly». عبارة "Your appointment is tomorrow at 4pm. Reply YES to confirm or tell us a better time" تتفوق على أي شيء أطول.

ما الذي يجب ألا يحتويه التذكير أبداً؟

ثلاثة أشياء تُغرق قوالب جيدة. طلب «تأكيد الحضور» بلا طريقة من كلمة واحدة لفعله. وفصحى في منتصف رسالة لهجية، فتُقرأ كأنها منسوخة من منشأة أخرى. وأكثر من خبر واحد في الرسالة: تذكير يعلن أيضاً عن تغيير سعر وفرع جديد وعرض، سيُهمل باعتباره عرضاً.

اجعل كل قالب لوظيفة واحدة وسؤال واحد ورد واحد. والباقي جدولة، وصفحة استرجاع المواعيد الفائتة تشرح كيف يعمل توقيت المتابعة حين يكون الإرسال تلقائياً.

احجز عرضاً توضيحياً على thamragroup.com.